Gadget, Produktivitas dan Komunitas
Dalam sebuah acara ngobrol santai dengan peserta program Matrikulasi Institut Ibu Profesional, ada yang menanyakan kepada saya;
“Menjadi Manajer Matrikulasi di Ibu Profesional ngantornya lebih banyak secara online atau offline mba?”
Tentu jawaban saya ngantor online, karena di Ibu Profesional sebagian besar kegiatannya dilakukan secara online. Sarana koordinasi dan komunikasi pengurus baik di tingkat daerah maupun di Tim Nasional pun sebagian dilakukan secara online dengan menggunakan media sosial. Hal ini ditempuh mengingat domisili pengurus yang tergabung di Tim Nasional tidak dalam satu kota. Menjawab pertanyaan dari peserta matrikulasi tersebut sangat mudah, tetapi bagi saya proses untuk mewujudkan produktivitas bekerja secara online membutuhkan banyak penguatan dari bebearapa sisi, terutama dari sisi manajemen gadget.
Mengingat penggunaan gadget ibarat dua sisi mata uang, tantangan bagi saya untuk bisa memanfaatkan gadget dengan sebaik-baiknya. Penggunaan gadget ini ada bisa bermanfaat sekaligus bisa melenakan waktu kita. Salah satu manfaat penggunaan gadget sebagai media pendukung produktivitas adalah kemudahan untuk mengerjakan tugas dan lancarnya komunikasi. Kekurangan yang utama adalah seringkali terlena karena saat menggunakan gadget, terkadang sering lupa waktu.
Sebagai seseorang yang mendapat amanah sebagai manajer di program matrikulasi. Saya perlu menyusun sebuah kebijakan dan perencanaan pribadi agar tetap bisa menjalankan amanah. Hampir semua amanah saya disini notabene berurusan dengan dunia online. Karena kebetulan saya ibu termasuk golongan ibu bekerja, maka saya harus mengatur gadget agar tidak mengurangi quality time bersama keluarga.
Oleh karena itu, menyusun manajemen gadget menjadi sebuah keharusan bagi saya agar semua amanah terselesaikan dengan baik. Manajemen gadget di sini melingkupi kemampuan untuk menggunakan tools penting, baik di medsos maupun yang menjadi aplikasi dalam sebuah ponsel, sarana utama dalam mengatur dan mengelola komunitas online. Selain itu mencakup juga masalah gadget hour yang sering menjadi kendala utama, karena bagaimanapun juga Ibu Profesional adalah seorang ibu yang punya banyak waktu untuk keluarga dan bukan untuk ibu yang banyak mantengin smartphonenya.
Bagi seorang anggota atau pengurus komunitas Ibu Profesional yang basic kegiatannya di dunia online, penggunaan ponsel dengan banyaknya ruang WAG (Whatsapp Grup) terkadang bisa menimbulkan Fomo, nomophobia, alih-alih juga sering menyebabkan tsunami informasi atau malah membuat bingung untuk menentukan prioritas di WAG mana harus ambil peran. WAG para anggota dan pengurus di komunitas Ibu Profesional memang tak cukup hanya satu, apalagi WAG seorang manajer matrikulasi yang mengorganisir 70 (tujuh puluh) kelas belajar online dalam satu batch. Untuk itu ada beberapa tips pribadi saya terkait manajemen gadget ini agar bisa tetap optimal menjalankan peran di berbagai bidang tanpa meninggalkan kewajiban utama untuk mendampingi suami dan membersamai anak. Dan tentunya membuat saya semakin semakin pintar, lebih pintar dari ponsel pintar yang digunakan sebagai sarana belajar dan berkomunikasi.
Bijak memilih spesifikasi ponsel
Pilih ponsel dengan sepesifikasi prosesor (CPU) yang bagus.
Jika prosesor yang digunakan rendah, maka dengan banyaknya WAG dan aplikasi akan membuat ponsel sering mengalami lag dan terasa lemot, meskipun masih baru. Prosesor ini adalah otaknya ponsel, oleh karena itu pilih spesifikasi prosesor saat memilih ponsel agar proses belajar online terasa nyaman. Untuk spesifikasi lebih lanjut silahkan hubungi counter penjual ponsel terdekat, karena budget anda sangat menentukan pilihan merk dan spesifikasi.
Pilih ponsel dengan RAM minimal 1 GB.
Tak perlu ponsel keluaran terbaru atau ponsel dengan merk tertentu, yang second tapi performanya masih bagus pun oke. Dengan RAM minimal 1 GB memungkinkan Anda dengan leluasa menginstal beberapa aplikasi pendukung untuk memperlancar proses belajar online. RAM ini berfungsi sebagai memori, sehingga semakin besar RAM yang digunakan semakin cepat untuk berpindah dari satu aplikasi ke apliksi yang lain.
Internal ROM Storage.
Demi memenuhi kebutuhan belajar dengan multimedia, internal storage sangat penting karena dengannya Anda dapat leluasa menyimpan berbagai file seperti video, musik, arsip, dokumen dan sebagainya. Selain itu juga, jika internal kita luas maka Anda dapat leluasa menginstal banyak aplikasi berukuran besar yang digunakan sebagai media pendukung proses belajar
Ketiga hal tersebut di atas adalah syarat minimal jika ingin tetap produktif dalam komunitas online, selain spesifikasi tersebut diatas, ada spesifikasi lain yang juga patut dijadikan syarat tambahan, seperti baterai, layar ponsel dan lain-lain.
Harus mampu menggunakan aplikasi sebagai tools untuk memudahkan pengorganisasian ponsel
Hendaknya semakin bertambahnya jam terbang di komunitas online, harus semakin mengenal berbagai aplikasi dan add on yang tersedia untuk memudahkan dalam meningkatkan produktivitas, ada beberapa widget dan aplikasi yang wajib terpasang di ponsel agar anda lebih optimal dalam mengatur dan mengelola komunitas. Widget dan aplikasi ini sangat menghemat waktu saya dalam mengelola beberapa WAG, diantaranya adalah;
Widget Whatsapp 4 x 2
Widget ini memungkinkan anda bisa menikmati aliran dan suasana WAG dengan cara scanning (membaca sepintas) dan skimming (membaca sekilas) tanpa harus membuka satu persatu.
Widget Whatsapp 4 x 2
Membuat pintasan chat whatsapp dan mengumpulkannya dalam satu folder di layar utama ponsel. Folder ini sangat membantu saat anda butuh cepat untuk masuk ke WAG ruang belajar yang sesuai dengan kebutuhan
Folder pada layar utama
Gunakan fitur chat disematkan pada whatsapp
Fitur ini sangat memudahkan saat harus bertugas untuk mengajar atau belajar di salah satu WAG pada jam belajar yang telah disepakati. Dengan fitur ini tidak perlu lagi harus naik turun scrol mencari riwayat chat. Karena fitur ini memungkinkannya menjadi chat teratas.
Menggunakan widget To Do List
Widget ini sangat bermanfaat untuk mengatur agenda harian, dan dengan adanya widget ini sangat memudahkan dalam menyusun gadget hours
Widget To Do List
Pengaturan privasi akun
Sangat penting dikarenakan sebagai ibu yang berperan di berbagai ranah, tentu waktu onlinenya bukanlah 24 jam. Untuk memudahkannya, sangat disarankan bermigrasi ke akun Whatsapp Bisnis yang mempunyai fitur autoreply saat sedang tidak online. di Whatsapp Bisnis ada fitur label yang memudahkan untuk menandai chat penting yang belum perlu direspon.
Menyusun Gadget Hours
DR. Yusuf Al-Qardhawi menjelaskan ada 3 tabi’at waktu, yaitu waktu cepat berlalu, waktu yang berlalu tidak dapat dikembalikan dan waktu adalah aset yang amat berharga. Mengingat kesibukan di ranah publik dan juga waktu untuk keluarga, dalam mengelola komunitas online perlu adanya manajemen waktu yang bagus, terutama untuk waktu dalam bergadget (Gadget Hours). Sebelum menyusun gadget hours, ada beberapa hal yang harus diperhatikan, diantaranya adalah sebagai berikut;
Buatlah jadwal kegiatan berdasar kelompok kegiatan.
Yang biasa saya lakukan adalah sebagai berikut;
Waktu untuk urusan spiritual
Waktu untuk urusan domestik
Waktu untuk urusan publik
Waktu untuk mengatur komunitas online
Waktu untuk beraktivitas bersama keluarga
Waktu untuk pengembangan diri
Me time
Masing-masing dibuatkan kandang waktu (durasinya) dalam satu hari, misal untuk urusan domestik jadwalnya adalah dari ba’da Subuh sampai pukul 07.00, setelah anak bersekolah dan suami berangkat kerja, saya pun mulai meninggalkan aktivitas domestik dan mengerjakan kegiatan yang lain. Sebelum berangkat kerja pada pukul 09.00, di rentang waktu ini, biasa saya manfaatkan untuk mengatur komunitas. Sedangkan waktu untuk keluarga (saya menyesuaikan dengan jadwal anak dan suami di rumah sepulang mereka dari sekolah dan bekerja).
Dengan membuat kandang waktu, manajemen waktu saya lebih fleksibel karena mengatur waktu dengan menggunakan analog karet. Seperti lingkaran karet, ketika tracknya melingkar dengan diameter tertentu, bisa renggang dengan diameter tertentu di luar track, setelah itu pasti bisa kembali ke bentuk semula. Pukul 16.00 saatnya saya beraktivitas bersama keluarga dan menyelesaikan urusan domestik. Beberapa kelompok kegiatan tersebut bisa beririsan waktunya, sehingga ada bonus waktu yang bisa dimanfaatkan untuk mengatur dan mengelola komunitas.
Mematuhi cut of time (durasi waktu untuk berhenti) dari masing-masing kelompok kegiatan. Caranya dengan set alarm sebagai alat bantu.
Buat prioritas kegiatan harian dan tuangkan dalam to do list yang gampang dilihat, misal di ponsel atau di pintu kulkas. Mendahulukan aktivitas yang penting dan genting dari pada aktivitas yang remeh (tidak penting dan tidak genting), ada video motivasi dengan judul Jar of Life yang bisa dinikmati di
http://www.youtube.com/watch?v=6_Nuvq41Pg
One bite a time, membiasakan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan cara mencicil, mengerjakan setahap demi setahap.
Sehingga dengan pedoman tersebut, saya dapat menyusun gadget hours untuk mengatur dan mengelola komunitas dengan cara:
Membuat prioritas WAG dan menentukan waktu pembahasan agenda di masing-masing WAG yang kita kelola. Ibarat orang bekerja di kantor maka perlu dibuat kesepakatan dengan personel grup kapan waktu untuk muncul disana, termasuk mengatur jadwal rapat online di masing-masing level. Menyampaikan jam tertentu dimana saya bisa fast respon, sedangkan selebihnya slow respon.
Memanfaatkan bonus waktu untuk scanning dan skimming aktivitas WAG dengan bantuan widget. Termasuk membalas personal chat. Bonus waktu ini biasanya didapat saat berkegiatan publik, misal saat menunggu antrian, saat jeda waktu dalam menyelesaikan pekerjaan kantor atau disela-sela kesibukan kegiatan domestik.
Meminta izin kepada suami dan anak apabila ada jadwal belajar resmi di WAG, dengan ini anak-anak akan terbiasa saat uminya berada di depan laptop atau ponsel berarti itu waktunya umi sedang belajar, sehingga tidak ada komplain dari mereka
Menyepakati adanya gadget hours saat bersama keluarga, sehingga saat waktunya gadget hours, semua memegang ponsel dan saat selesai semua meletakkan ponsel
Menggunakan medsos untuk produktivitas dan menghindari dari kegiatan yang tidak bermanfaat, cukup scanning dan skimming beberapa timeline medsos
Berbagai kiat dan tips untuk management gadget ini tidak akan terlaksana jika tidak ada tekad yang kuat untuk melaksanakannya, oleh karena itu, bagaimanapun juga kita harus lebih pintar daripada ponsel pintar milik kita. Manajemen gadget yang baik akan membuat produktivitas kita semakin meningkat.
By: Handayani Retno Hapsari
(Manajer Divisi Matrikulasi Institut Ibu Profesional)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar