DISKUSI WHATSAPP IP KARAWANG
MENGELOLAH ARSIP DI LINGKUNGAN KELUARGA
Oleh: Ria Estiana
Pendahuluan
Arsip adalah kumpulan warkat yang dibuat maupun diterima oleh lembaga pemerintahan swasta maupun perorangan dan mempunyai nilai guna, yang disusun menurut sistem tertentu agar pada saat diperlukan dapat ditemukan kembali secara cepat dan tepat.
Sampai saat ini banyak masyarakat menganggap bahwa arsip yang terkelola dengan rapi dan tersistem hanya ada di suatu lembaga pemerintah, organisasi, ataupun perusahaan. Padahal arsip adalah rekaman peristiwa atau kegiatan baik menggunakan teknologi informasi maupun non-teknologi informasi dan komunikasi dalam kehidupan. Anggapan bahwa arsip itu hanya berupa kertas adalah keliru karena yang disebut arsip bisa berupa kertas yang bertuliskan data-data, foto, CD, flashdisk bahkan peta atau pun prasasti. Ini dikarenakan di dalamnya terekam rangkaian kejadian masa lalu yang berguna bagi kelangsungan hidup bermasyarakat.
Seberapa pentingkah arsip bagi kita? Coba kita renungkan, Apakah kita punya arsip? Apakah kita butuh arsip? Jawabannya pasti YA, mungkin kita tidak sadar akan betapa pentingnya arsip bagi kita.
Sejak kita dilahirkan, sesungguhnya manusia sudah mulai membuat arsip, yaitu dengan dicatat kelahirannya oleh dokter/ bidan (pihak rumah sakit) sampai pengurusan prosedur administrasi hingga terbitnya akta kelahiran. Hal ini merupakan arsip pertama yang bersifat permanen dan penting dan akan terus dipakai sepanjang hayat. Dalam perjalanan hidup akan tercipta arsip-arsip lain seiring dengan kehidupan yang berjalan.
- Lulus Sekolah mendapatkan Ijazah (Arsip)
- Umur 17 membuat KTP (Arsip)
- SIM (Arsip)
- Buku Nikah (Arsip)
Bahkan saudara kita meninggal kita mengurus arsip yaitu SURAT KETERANGAN KEMATIAN.
Nah, arsip-arsip yang tercipta selama perjalanan hidup seseorang ini yang akan kita bahas, karena sering kali dalam penyimpanannya asal tumpuk atau asal simpan saja, seperti menyimpan di bawah kasur atau tumpukan baju. Alasan mereka adalah menganggapnya lebih aman dan mudah mencarinya lagi ketika dibutuhkan. Contohnya saja, Kartu Keluarga, sertifikat tanah/rumah, BPKB, dan sebagainya.
Fungsi Arsip
1. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan sehari-hari dan disimpan untuk jangka waktu tertentu. Arsip ini dibedakan menjadi 2 yaitu:
a. Arsip aktif/ sering digunakan, arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi atau terus menerus. Contohnya: Rencana Anggaran Keluarga, Catatan Harian keluarga, KTP, STNK, SIM, BPKB, Kartu Keluarga, Kartu Pelajar, Kartu Kesehatan, buku tabungan, Raport, Ijazah, dll
b. Arsip inaktif/ jarang digunakan, arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun (jarang digunakan). Contohnya: laporan hasil semester, dokumen kesehatan, surat pajak tahunan, akta kelahiran, sertifikat, dll
2. Arsip Statis/ penting sekali adalah arsip yang memiliki sifat guna permanen, contohnya: akta rumah, akta tanah, buku nikah, akta kematian, dll
Arsip keluarga ini tidak hanya terbatas dalam bentuk dokumen, tetapi juga dalam bentuk foto, video, film, rekaman suara, dll
Langkah Penataan dan Penyimpanan
Langkah awal dalam penataan arsip keluarga adalah pemeriksaan terhadap kategori arsip tersebut, apakah masuk ke dalam kategori arsip pribadi atau arsip keluarga. Kemudian dilakukan pemberkasan sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang tersedia.
Kategori arsip pribadi umumnya menggunakan sistem penyimpanan nama orang (abjad), sedangkan untuk arsip keluarga disimpan berdasarkan subjek yang terkandung dalam arsip tersebut.
1. Penataan dan Penyimpanan Berdasarkan Nama orang/Abjad
Penataan dengan menggunakan sistem abjad bisa diterapkan terhadap arsip pribadi, berurutan, misalnya dari : MA ( Ayah ), RE ( Ibu ), MRA (anak pertama), RFM (anak kedua), dst. Kode ini tidak baku (kode dibuat berdasarkan inisial nama ). Ini hanya untuk memudahkan dalam mengingat dan mempercepat penemuan kembali arsip yang dibutuhkan. Setiap anggota keluarga mempunyai satu buah document keeper yang berisi sejarah perjalanan kehidupan masing-masing. Dari Akta Kelahiran, Kartu Menuju Sehat, Catatan imunisasi, Laporan hasil belajar dari Taman Kanak-kanak, Sekolah Dasar, Sekolah Menengah Pertama, Sekolah Menengah Atas, Sarjana, Pasca sarjana,
Sertifikat prestasi (apabila banyak di katagorikan menurut tingkat kejuaraan dari RT, Desa, Kecamatan, Kabupaten/ kota, Provinsi, Nasional), Sejarah Pekerjaan, dan lain-lain
2. Penataan dan Penyimpanan berdasakan Subjek/ Masalah
Penataan / penyimpanan arsip berdasarkan subjek / masalah bisa diterapkan terhadap arsip yang sifatnya umum bagi keluarga, misalnya: surat nikah, arsip identitas keluarga seperti KTP, SIM, kartu pelajar (digandakan karena yang asli disimpan pada arsip pribadi), BPKB, akta tanah, akta rumah, buku tabungan, dll.
Masing-masing ditata terpisah judul sesuai dengan subjek/ masalah, kemudian dimasukkan pada satu document keeper yang diberi judul sesuaikode arsip keluarga yang telah dibuat. Tetapi jika jumlah arsip banyak bisa disimpan pada masing-masing keeper yang berlainan berdasarkan persamaan masalah. Penerapan warna yang konsisten dapat membantu penemuan kembali arsip dengan cepat. Dalam penataan arsip efisiensi tempat juga perlu diperhatikan.
Sarana dan prasarana yang dapat digunakan untuk menyimpan arsip keluarga antara lain:
1. Document keeper/clear holder, seperti map folder yang didalamnya dilengkapi kantong-kantong plastik berukuran folio untuk menyimpan arsip.
2. Plastick File Folder , digunakan untuk menyimpan arsip struk belanja, tagihan rekening, dll.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar